Ewidencja kaucji — co przechowywać, jak długo i w jakiej formie — Sklep monopolowy
Edycja 2026 · Sklep monopolowy · Pytanie i odpowiedź
Jak długo i w jakiej formie sklep musi przechowywać ewidencję systemu kaucyjnego? — w kontekście sklepu monopolowego.
Specjalistyczny sklep z alkoholami — duży udział opakowań szklanych wielokrotnego użytku (1,00 zł kaucji) oraz puszek piwa.
Najważniejsze fakty
- 5 lat retencji — licząc od końca roku kalendarzowego, którego dane dotyczą
- papier lub elektronika — obie formy dopuszczalne
- wymagane dane: liczba sprzedanych napojów, przyjętych opakowań, kwoty kaucji
- WIOŚ ma prawo żądać wglądu w każdym momencie
Pełna odpowiedź
Art. 40k ustawy z 13 czerwca 2013 r. wymaga prowadzenia ewidencji za każdy rok kalendarzowy oraz przechowywania jej przez 5 lat. Termin liczy się od pierwszego dnia roku następującego po roku, którego dane dotyczą.
Ewidencja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Forma elektroniczna (np. arkusz Excel) jest praktyczniejsza — łatwiejszy backup, automatyczne sumy, szybkie przeszukiwanie podczas kontroli.
Dla sklepów prowadzących pełny punkt zbiórki ewidencja musi zawierać: liczbę kupionych i sprzedanych napojów objętych systemem, liczbę przyjętych opakowań zwrotnych oraz kwotę pobranych, zwróconych i niezwróconych kaucji. Sklepy tylko pobierające kaucję (bez zbiórki) prowadzą uproszczoną ewidencję — tylko liczba kupionych/sprzedanych napojów.
Podczas kontroli WIOŚ inspektor może żądać okazania ewidencji za dowolny okres z ostatnich 5 lat. Brak ewidencji za okres jest poważnym naruszeniem i naraża sklep na karę administracyjną.
Specyfika sklepu monopolowego
Najczęstsze problemy w tym segmencie:
- zwracane butelki niedomyte — kwestia higieny strefy zbiórki
- klienci zwracający opakowania kupione w innym sklepie
- uszkodzone etykiety na butelkach po dłuższym przechowywaniu
Pakiet dokumentacji — gotowy w 5 minut
15 spersonalizowanych dokumentów dla Twojego sklepu. Zamiast godzin czytania ustawy — wypełnij formularz i pobierz ZIP.
Pobierz pakiet — 189 zł →Najczęstsze pytania
Czy ten temat dotyczy sklepu monopolowego?
+
Tak. Specjalistyczny sklep z alkoholami — duży udział opakowań szklanych wielokrotnego użytku (1,00 zł kaucji) oraz puszek piwa. Pytanie „Jak długo i w jakiej formie sklep musi przechowywać ewidencję systemu kaucyjnego?” jest wśród najczęściej zadawanych przez właścicieli takich sklepów — szczególnie tych planujących wdrożenie systemu kaucyjnego do końca 2026 r.
Co konkretnie powinien zrobić sklep monopolowy?
+
Pierwszy krok: zweryfikować obowiązki wynikające z metrażu i typu sprzedaży. Drugi: podpisać umowę z operatorem (lub działać bez umowy w trybie awaryjnym). Trzeci: wdrożyć ewidencję kaucji w POS i przeszkolić zespół. Pakiet Kaucyjnie.pl pokrywa krok 3 — punkty 1–2 są po stronie sklepu.